En quoi l’organisation et le rangement contribuent à une bonne Qualité de Vie au Travail (QVT), de bonnes Qualités et Conditions de Vie au Travail (QCVT) ?
Le contexte actuel
En entreprise ou en tant qu’indépendant, nous avons beaucoup de pression et de tâches à réaliser. Nous manipulons quotidiennement beaucoup d’éléments, nous utilisons énormément d’outils numériques et d’informations.
Nous sommes sursollicités de toute part d’injonctions (parfois contradictoires!…) et d’informations qui nous parviennent par une profusion de canaux.
Le digital est en effet devenu polymorphe et disparate. Les demandes ou les informations nous parviennent par écrit, par oral, parfois par des vidéos, via des mails, des SMS, des messages What’sApp, nos messageries instantanées, des messages privés (MP), parfois des posts, notamment les événements relayés sur les réseaux sociaux.
Et de surcroît, nous avons cette frénésie de vouloir tout voir, tout traiter, et tout conserver.
Certains d’entre nous d’ailleurs restent connectés en permanence pour ne pas risquer de manquer une information. C’est le syndrome FOMO acronyme de « Fear Of Missing Out », une véritable dépendance au digital qui engendre une anxiété sociale. A tel point que certains ne lâchent jamais leur téléphone même en présence d’un tiers ; c’est le phénomène du Phubbing où l’on snobe son interlocuteur afin de se concentrer sur son mobile.
Ces sur-sollicitations génèrent de la fatigue informationnelle, « face à une avalanche d’informations non hiérarchisées, non contextualisées, on a l’impression qu’on n’aura jamais fait le tour » dit David Medioni.
Plusieurs études convergent et indiquent qu’en moyenne chaque employé perd 1 journée par semaine à rechercher des éléments, refaire ce qu’il n’a pas trouvé et passe beaucoup de temps sur différents outils numériques. Cela engendre inévitablement des pertes, tant financières que commerciales et détériorent la qualité.
Structurer collectivement une organisation et les rangements permet immédiatement de baisser la charge mentale des équipes : chacun sait où se trouvent les éléments dont il a besoin (matériel, stock, informationnel) et améliore la productivité : Marie Kondo et Scott Soneshein ont constaté une hausse de 20% du CA annuel.
Les éléments matériels en entreprise
D’un point de vue matériel et physique, les travailleurs sont amenés à réaliser des déplacements pour se rendre sur leurs différents lieux de travail. Ils manipulent quotidiennement des objets, plus particulièrement dans les métiers de manutention et de logistique.
Si l’organisation n’est pas optimisée, les personnes vont inévitablement perdre du temps et augmenter les risques de Troubles Musculo-Squelettiques inhérents au maniement d’affaires, voire de santé en manipulant des produits à risque.
Aménagements des locaux et des affaires partagées
Pour limiter la perte de temps et protéger la santé physique des collaborateurs, il est indispensable de ranger les locaux, les stocks communs, les affaires partagées et les fournitures. Même si la « papeterie » est moins névralgique que l’informatique, le stockage des affaires partagées doit être organisé pour être identifiable rapidement par les équipes voire par des tiers extérieurs de maintenance. On peut citer les toners d’imprimantes ! Il est impératif d’avoir une rotation de stock bien huilée pour que le copieur soit toujours opérationnel.
Stocks
Un stock qui n’est pas correctement organisé génère énormément de coûts cachés, tant au niveau des mètres carrés alloués inutilement que par le temps passé par les opérateurs à chercher les éléments.
En améliorant l’environnement physique de travail des collaborateurs, cela réduit les déplacements et mouvements inutiles, contribue à la sécurité, et réduit les risques de Troubles Musculo-Squelettiques.
Une analyse des flux des déplacements, des entrées-sorties et des positionnements permet d’assurer la cohérence entre l’aménagement des espaces et les mouvements des employés.
La méthode des 5S est une méthode d’organisation japonaise, qui a été inventée chez Toyota.
Chaque lettre « S » correspond aux cinq opérations qui sont des règles simples à mettre en œuvre.
Seiri : débarrasser ; Seiton : mettre en ordre ; Seiso : nettoyer ; Seiketsu : maintenir ; Shitsuke : contrôle continu. En respectant ces 5 phases de cette méthodologie, cela fluidifie les mouvements de travail, apporte une meilleure efficacité, réduit les risques d’accidents et/ou sanitaires, contribue à une meilleure qualité, baisse les coûts cachés et augmente la rentabilité.
Les 6 champs d'action de la Qualité de Vie au Travail
L’immatériel en entreprise
Les dossiers et fichiers informatiques ne sont pas toujours bien organisés.
Cette forte charge mentale pèse sur les équipes et nuit à la qualité de travail
Une organisation approximative finit par faire exploser la charge mentale, génère de la confusion, éparpille et créée du désordre mental et psychologique, donc une certaine forme d’angoisse, voire de burn-out. Il devient important de se prémunir de ce stress et de cet épuisement et des Risques Psycho-Sociaux (RPS) qu’ils peuvent engendrer. En structurant cette information et en gérant notre temps, il devient possible de lutter contre cette anxiété et cette fatigue.
L’arborescence numérique
L’optimisation de l’organisation digitale et la maîtrise des données informatiques facilite la communication et accélère la production.
Des informations structurées permettent de rapidement trouver les éléments nécessaires au travail.
En ayant des arborescences simples bien calquées sur l’organisation interne des services (ou « process »), chaque utilisateur sait rapidement où chercher l’information.
Quand l’ensemble des dossiers et fichiers sont nommés correctement, ils sont identifiables immédiatement. Les équipes gagnent en réactivité, en précision et en qualité.
NB : Chacun est garant de la qualité informationnelle digitale. Les efforts individuels contribuent à une réussite collective et une meilleure fluidité des échanges collaboratifs.
Les outils digitaux
Simplifier le nombre d’outils digitaux facilite l’appréhension du travail par les équipes et permet de gagner en temps et en efficacité.
Il y a actuellement d’importantes pertes de temps à passer d’une interface applicative à une autre, voire à copier/coller des données qui pourraient être transférées automatiquement.
Il est impératif de centraliser et clarifier les données, et de disposer d’indicateurs de suivi.
En recourant aux bons outils, sans avoir à faire d’effort, les équipes disposent d’une information lisible et actualisée et s’attèlent directement à leurs tâches. Les tableaux de bord leur permettent de suivre l’avancement en toute sérénité.
L’organisation individuelle
A chacun d’organiser son temps, ses tâches et ses priorités.
Il est bien difficile de travailler efficacement quand le périmètre de son poste n’est pas bien défini, que les tâches à effectuer ne sont pas clairement identifiées et que les délais ne sont pas visibles.
Organiser et clarifier son périmètre d’intervention, lister ses actions et y associer une date de réalisation permet de revenir aux fondamentaux de son travail, de trouver son flow (concentration extrême) et d’être efficace.
Gestion du temps, des tâches, des priorités
Il est impératif de bien maîtriser son périmètre d’actions pour ne pas se disperser et générer du stress. Une fiche de poste claire permet au collaborateur de ne pas se perdre en conjectures et s’attribuer des missions qui lui feraient perdre du temps, voire qu’il n’arriverait pas à finaliser.
En connaissant le contour de son poste, l’employé pourra facilement constituer sa liste de tâches et en suivre l’avancement.
L’idéal étant de bien planifier sa journée et sa semaine. En optimisant son organisation, le travailleur concentre ses efforts, il est efficace, tout en respectant son équilibre vie pro / vie perso, et en se montrant flexible pour s’adapter aux contraintes.
A contre-courant de nos modes de travail actuels, plusieurs experts recommandent de limiter voire d’éviter le traitement de plusieurs demandes en parallèle (muti-tâches) et ne réaliser qu’une tâche à la fois. Ils conseillent également de couper toutes les sources d’interruptions, notamment toutes les notifications. Cela favorise le flow, contribue à une meilleure concentration et une meilleure productivité. L’immédiateté n’est pas gage de qualité. Il ne faut pas confondre rapidité et réactivité. Il est préférable de se consacrer pleinement à un travail de fond pour être efficace dans sa production.
Une fois les grandes règles de la gestion de temps posées, il devient possible de lister et ventiler les tâches. Il faut ensuite les prioriser, parfois les déléguer, certaines fois les reporter.
David Allen propose une méthode structurée (appelée Got Things Done) qui permet d’organiser le traitement de toutes les tâches, de les ordonnancer et les jalonner à court ou moyen terme ; parfois déléguer, et revisiter régulièrement. Ce pilotage des tâches est une véritable gestion de projet pour s’assurer du traitement systématique et complet des tâches dans les temps. Cette solution puissante et efficace allège la charge mentale et permet de gagner en Qualité de Vie au Travail.
Les outils digitaux actuels permettent d’associer des codes visuels (drapeaux, couleurs) aux tâches, aux mails, ainsi qu’aux événements dans les agendas. Il est aussi possible d’associer des personnes ainsi que des dates de fin. Cela apporte de la visibilité, facilite le traitement et allège le stress du traitement des tâches.
Conclusion
En entreprise, l’organisation et le rangement concourent grandement à une clarification du travail et à une meilleure productivité. Cela allège la charge mentale et contribue une bonne Qualité de Vie au Travail QVT. La Qualité et Conditions de Vie au Travail (QVCT) est une démarche collective que peut mener une entreprise, une association ou une structure publique à améliorer la performance au travail et préserver la santé des collaborateurs.
La QVCT a été promue par les partenaires sociaux dans l’Accord national interprofessionnel (Ani) du 9 décembre 2020. Cet accord complète l’Ani du 19 juin 2013 sur la qualité de vie au travail.
Il sera nécessaire de s’appuyer sur une démarche méthodique et adaptée à la structure pour favoriser la participation active de chacun, expérimenter de nouvelles façons de travailler et pérenniser les bienfaits de ces transformations.
La QVCT s’applique aux 6 thématiques fortement connectées entre-elles :
- Le dialogue professionnel et le dialogue social
- L’organisation, le contenu et la réalisation du travail
- La santé au travail
- Les compétences et les parcours professionnels
- L’égalité au travail
- Le projet d’entreprise et le management
L’organisation et le rangement ne sont pas une fin en soi mais permettent de répondre à l’aspect opérationnel de la deuxième thématique de la QVCT.
Un environnement de travail rangé et optimisé
- facilite l’accès aux outils et ressources dont les équipes ont besoin, et accélère le temps de traitement
- contribue au bienetreautravail. Avec une atmosphère agréable et stimulante, les salariés s’avèrent plus motivés, impliqués et satisfaits dans leur travail
- l’entreprise gagne en sérénité et en efficacité. Elle renforce sa compétitivité et rend ses emplois attractifs.
- donne de surcroît une belle image d’entreprise tant aux clients, aux fournisseurs, qu’aux équipes internes.
La démarche de QVTC s’inscrit dans une politique Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Elle répond aux exigences du pilier social, voire de la gouvernance et de l’éthique.
Pour muscler le tout, l’entreprise peut s’inscrire dans une démarche éco-responsable afin de répondre aux enjeux écologiques et sociétaux pour ainsi adresser les deux autres piliers de la RSE.
Une société ainsi engagée s’incrit dans une démarche de transformation. Elle développe une meilleure attractivité (recrutement et fidélisation) sur son marché et se dote également d’un levier de compétitivité puissant et pérenne.
Comment mettre en place ces optimisations par le rangement et l’organisation ?
Il est d’abord nécessaire de commencer par un audit pour connaître et mesurer la situation de départ avec l’analyse des flux physiques et numériques.
A la suite de la pose du diagnostic, il convient de fixer des objectifs et faire participer collectivement les personnes concernées afin de co-construire une solution et l’expérimenter. Cette organisation optimisée sera ensuite pérennisée et pourra évoluer.
Sources :
https://www.jean-jaures.org/expert/david-medioni/
https://www.iterop.com/infographie-la-perte-de-temps-au-travail/
http://antinno.fr/le-cout-du-temps-perdu-a-chercher-une-information-ou-un-document/
https://www.businesswire.com/news/home/20210114005386/fr/
https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/
https://www.anact.fr/qualite-de-vie-et-des-conditions-de-travail-comment-faire
La Magie du rangement au travail de Marie Kondo et Scott Sonenshein (Auteurs)
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