Constat

Beaucoup d’informations papiers et numériques sont dispatchées :

  • prises de notes papiers, ou numériques en local
  • informations stockées à plusieurs endroits

Si on regarde plus dans le détail.
Type d’informations :
Plans, notes, photos, design, commandes et contrats, compta, stocks, infos métier, planning, agenda…
Sources :

  • Papier et/ou numérique
  • Sur son disque local,
  • dans les applications,
  • sur le serveur local ou cloud
  • dans les archives.
  • Téléphone (photos, notes, applications)

Il est impératif de centraliser et structurer ces informations.
En assurant une congruence entre organisation papier et numérique, en assurant un fonctionnement adapté à l’activité.

La gestion des informations

Objectif n°1 : unifier, centraliser et sécuriser

N’avoir qu’une seule fois l’information : exporter les données locales (téléphone, PC local, pièces jointes dans mails, papier) vers une source partagée centralisée (serveur local ou cloud, applications)
Cela permet de faciliter l’exploitation, la collaboration, et la sécurité puisque les données seront régulièrement sauvegardées.

Centraliser les informations individuelles et collectives

Objectif n°2 : ORGANISER et CLASSER pour une meilleure PRODUCTIVITE

L’arborescence doit être adaptée au fonctionnement des équipes de l’entreprise et être agile.
Une bonne convention de nommage permet de retrouver plus facilement l’information.

Une bonne visibilité fait gagner du temps, rend plus efficace, permet d’être plus agile et plus aligné avec la stratégie d’entreprise.

Un bon classement permet de retrouver facilement

  • des informations en cours (moins de temps perdu à chercher) meilleure réactivité, même en cas d’absence de certains collaborateurs)
  • des informations plus historiques (utiles pour les litiges ; nécessaires pour de nouvelles offres techniques et commerciales).

Enregistrer méthodiquement et régulièrement ses informations numériques

Tout nouveau fichier est correctement nommé et rangé dans l’arborescence.

Pour limiter le bazar dans les fichiers et les dossiers, le plus important est de

  • (re)nommer correctement chaque nouveau fichier qui entre dans ton PC (ou cloud) 🏷️
  • Il faut bien choisir les mots clefs pour retrouver facilement l’information 🔎
  • C’est facile à faire, ça ne prend que quelques petites secondes ⌚
  • bien classer le fichier dans un dossier thématique adapté 🗃️

Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et retrouver facilement une information
enregistrer tout nouveau fichier systématiquement au fur et à mesure des réceptions 💾
Enregistrer dès réception, sans attendre d’en avoir besoin pour l’enregistrer.
Par exemple un fichier reçu par mail : en étant enregistré immédiatement, il n’y aura pas besoin de se rappeler qui a adressé le document et quand…
NB : pour faciliter le travail quotidien (seul ou en équipe), il est crucial d’avoir une cohérence parfaite entre l’organisation papier et l’organisation numérique. Les 2 organisations doivent être le parfaitement parallèles pour faciliter le travail du/des collaborateurs.

OPTEZ pour un rangement et une organisation ALIGNES avec votre STRATEGIE d'entreprise, pour :

  • Alléger la gestion du quotidien et le suivi des dossiers
  • Faciliter la recherche et l’accès à l’information
  • Capitaliser les connaissances de l’entreprise
  • Consolider la collaboration et la coordination des équipes
  • Fluidifier la communication
  • Avoir de meilleures performances individuelles et collectives
  • Être plus réactif
  • Apporter flexibilité et agilité à votre entreprise